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Cuidar dos preparativos do final de ano do condomínio não é tarefa fácil. São cuidados com a segurança no período de férias, dissídio dos funcionários, 13º salário, gratificações de natal, impostos, previsão orçamentária para o ano seguinte e muitos outros pontos que chegam ao mesmo tempo.

Para ajudar vocês, o site Síndiconet listou algumas providências que devem ser tomadas para organizar a administração do seu condomínio:

Planejamento

• Organize-se para o fim do ano! Essa é a dica essencial dos especialistas. Um condomínio preparado para todas as exceções do final do ano não passa por problemas que podem gerar confusão e muita dor de cabeça.
• Para evitar a inadimplência causada pelas viagens de final de ano, entregue com antecedência a cota condominial de janeiro. Assim, o condomínio não corre o risco de ficar no prejuízo por conta da ausência de seus moradores.
• Convocar uma assembleia para definir o orçamento do próximo ano (previsão orçamentária) é fundamental para que os moradores tenham conhecimento dos planos administrativos do condomínio.
• O último trimestre do ano é marcado por um aumento médio de 15% nos custos condominiais por conta de gastos da época. O ideal, para não pesar no orçamento dos condôminos, é prever esses gastos no orçamento do ano e dividi-los em 12 meses junto com a cota condominial.

Segurança

• O final do ano é marcado pelo esvaziamento do condomínio por causa das férias. Condôminos viajam e nem todos se preocupam com medidas de segurança para o período. Cabe à administração do condomínio alertá-los e orientá-los sobre o assunto.
• Funcionários também devem estar alertas. Os ladrões sabem que esse é um momento propício para ações nos condomínios. Cursos de segurança são sempre bem vindos, mas orientações e lembretes sobre normas e segurança são essenciais.

Caixinhas de final de ano e abonos

• Assim como os outros gastos que são típicos do fim de ano, as caixinhas e abonos para funcionários e prestadores de serviços devem estar previstas no orçamento anual do condomínio. Coloque esse item na lista de despesas e dilua-o em 12 vezes.
• Caso o seu condomínio não tenha feito essa previsão, o ideal é reunir os moradores em assembleia e fixar um valor ou uma margem do que pode ser oferecido. As administradoras indicam que o dinheiro seja repassado ao condomínio que cuidará da distribuição. Dessa maneira, evita-se constrangimentos caso algum morador opte por não participar.
• Alguns condomínios optam apenas por deixar um livro (“o livro de ouro”) na portaria para registro da caixinha dada por cada morador aos funcionários e/ou prestadores de serviços. Apesar de ser muito comum, tal prática não é recomendada por especialistas por ser algo impositivo e discrimatório.
• Vale ressaltar que o condomínio não é obrigado a oferecer uma gratificação nem os condôminos a dar a famosa “caixinha”. Portanto, cabe à assembleia ou ao morador decidir se haverá essa despesa e não aos funcionários.

Decoração

• Segundo especialistas, decoração de Natal boa é decoração reutilizável e adaptável. Procure ajuda entre os moradores do condomínio – você pode encontrar arquitetos com ideias boas e baratas, donos de lojas que podem oferecer bons descontos ou até moradores dispostos a ajudar.
• Pesquise muito e aprove o orçamento em assembleia. Na hora da compra, priorize o que poderá ser utilizado nos próximos anos.
• Como a decoração envolve o gosto pessoal de quem a escolheu, sempre existirão desavenças e insatisfeitos, por isso, oficialize sempre as decisões em assembleia, assim, somente poderão contestar os que votarão e participarão dos processos.

Funcionários

• Se seus funcionários são próprios, organize junto à sua Administradora um esquema de plantão no Natal e no Ano Novo. Caso não possua administradora, organize o plantão, verifique quais estarão de férias, oficialize a decisão com assinatura de todos e exponha a tabela para funcionários e moradores.
• Se for utilizar folguistas ou terceiros durante esse período comunique aos moradores e funcionários e somente busque esses profissionais em agências especializadas para garantir a segurança no período.
• O pagamento do 13º salário dos funcionários, assim como a compra de Cestas de Natal ou de qualquer outro benefício extra, deve estar previsto no orçamento do ano e, de preferência, parcelado em 12 vezes nas cotas pagas durante o ano.
• Se os seus funcionários são terceirizados, consulte sua tercerizadora sobre questões relacionadas ao 13o, gratificações, cestas natalinas, etc.
• Cestas de Natal e outros benefícios que possam ser incluídos nas contas do fim de ano devem estar justificados aos moradores no boleto de cobrança da taxa condominial. O ideal é aprovar esse custo em assembleia tendo o síndico ou administradora opções de orçamento.

13º salário

• Funcionários próprios do condomínio devem receber o 13º salário de acordo com as determinações da CLT.
• Trabalhadores terceirizados não recebem 13º salário do condomínio onde trabalham, já que as obrigações trabalhistas cabem à empresa que terceiriza essa mão-de-obra. No entanto, é usual que esses funcionários recebam, por exemplo, Cestas de Natal do condomínio.
• Administradoras e escritórios de contabilidade podem cobrar um “13º salário” em forma de uma duplicação da mensalidade já paga pelo condomínio ou de algum abono no valor mensal. Isso deve ser combinado no momento da contratação dos serviços para que o condomínio não seja pego de surpresa e sem verba.
  Caso a administradora e/ou o escritório de contabilidade não cobre esse valor a mais no final do ano, o condomínio pode, por vontade dos moradores e da administração, oferecer um abono à empresa prestadora do serviço. Essa gratificação deve ser discutida e aprovada em assembleia.
• Síndicos podem receber o 13º salário desde que ele conste na Convenção do condomínio, onde está descrita a  forma de pagamento do síndico. Se lá constar que o síndico recebe doze salários por ano, o 13º não é legal. No entanto, se o condomínio desejar gratificar o síndico, é possível somente com aprovação do gasto em assembleia. Caso os condôminos queiram, por outro lado, excluir o benefício do 13º salário do síndico, devem alterar a Convenção e, para isso, convocar uma assembleia com presenças suficientes segundo as normas para essas adaptações.

Fundo de reserva

É comum que os condomínios não incluam na previsão orçamentária – e, consequentemente, não diluam nas mensalidades do ano – os gatos desse período. Por isso, muitos síndicos ao verem o orçamento apertado, logo pensam em utilizar o fundo de reserva.

Entretanto, este fundo deve ser usado para atender a necessidades orçamentárias, somente para emergências que envolvam a manutenção e conservação do condomínio, e desde que aprovado em Assembleia Geral Extraordinária específica.

Além disso, o fundo de reserva é uma despesa extraordinária, de responsabilidade dos proprietários (e não dos inquilinos).

Portanto, se for usado para cobrir despesas ordinárias imprevistas, deve ser reposto pelos inquilinos e proprietários residentes.

Impostos

• Março é o mês para declarar a DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) dos funcionários e de todos os fornecedores que prestaram serviços ao condomínio ao longo do ano e a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), que realiza o controle dos registros do FGTS de funcionários e da arrecadação e concessão de benefícios previdenciários, além da identificação dos trabalhadores com direito ao PIS.
• Aproveite o final do ano para reunir os documentos e guias necessários. Começar cedo esse trabalho difícil e minucioso é importante para garantir que nada de errado em cima da hora de entregar suas declarações.
• Quando for fechar o ano do condomínio aproveite para iniciar um controle das despesas que se estenderão para o próximo.

Certificação digital

A partir de primeiro de junho de 2013 só será possível acessar o canal “Conectividade Social”, da Caixa Ecônomica Federal, via certificação digital do condomínio. Ou seja, para passar dados referentes ao INSS e FGTS dos funcionários ao governo será necessário dispor de certificação digital para o condomínio. A medida vale para qualquer empregador.

A obrigação é válida para todos os condomínios no Brasil , com ou sem funcionários. Quem até o final do ano não se adequar às normas da Caixa Econômica Federal terá seu envio de dados sobre INSS e FGTS prejudicado. Dessa forma, haverá problemas de responsabilidade civil para o síndico do condomínio.

Fonte: SíndicoNet